INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 (GDPR) NELL’AMBITO DELLA PROCEDURA “WHISTLEBLOWING”
Ai sensi degli art .13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito “GDPR”), la Giardini S.p.a fornisce, qui di seguito, l’informativa sul trattamento dei dati personali effettuato nello svolgimento delle attività e degli adempimenti connessi alla gestione delle segnalazioni disciplinate dalla Procedura “Whistleblowing” adottata ai sensi e per gli effetti del d.lgs. 10 marzo 2023, n.24.
1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati personali
Il Titolare del trattamento è Giardini S.p.a. (di seguito il “Titolare”), con sede in Via castellana 35 -27029 Vigevano (PV); mail: cristina@giardini.com tel.: 0381 21424
2. Dati personali trattati
Il trattamento riguarda:
- dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1 del GDPR del segnalante, delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, dei facilitatori come definiti dalla Procedura “Whistleblowing” e di ogni altro soggetto a diverso titolo coinvolto nella predetta Procedura. Dati personali comuni trattati sono, ad esempio, i dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail), dati relativi a ruolo/mansione lavorativa;
- categorie particolari di dati di cui all’art. 9 del GDPR, qualora inserite nella segnalazione.
In base al principio di minimizzazione saranno trattati solo i dati personali adeguati, pertinenti e necessari per l’istruttoria della segnalazione.
3. Finalità del trattamento e base giuridica
I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
- gestione della segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023. La base giuridica del trattamento è costituita dall’adempimento di un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, qualora si ravveda la necessità di svelare l’identità del segnalante oppure qualora sia prevista la registrazione delle segnalazioni raccolte in forma orale telefonicamente o tramite sistemi di messaggistica vocale o attraverso incontri diretti con il soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni dal consenso del Segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR);
- adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria. La base giuridica del trattamento è costituita dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
- difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali. La base giuridica del trattamento è costituita dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).
4. Soggetti autorizzati al trattamento dei dati o ai quali i dati potrebbero essere comunicati
Il Titolare ha individuato come soggetto gestore del processo di gestione delle segnalazioni disciplinato dalla Procedura “Whistleblowing” l’Avv. Paola Giardini che è stata autorizzata al trattamento dei dati personali e sono stati adeguatamente formati e istruiti in materia.
Al fine di dare seguito alle segnalazioni, la persona indicata si avvale del supporto di personale autorizzato al trattamento dei dati personali e adeguatamente formato e istruito in materia.
Alcuni trattamenti possono essere effettuati, inoltre, da soggetti esterni alla società (consulenti esterni, terze parti con funzioni tecniche, ecc.), designati ai sensi del reg. (UE) 2016/679 e del d. lgs. n. 196/2003 quali responsabili del trattamento.
Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, etc.).
Per il perseguimento delle finalità di trattamento indicate all’art.3, i dati personali possono essere trasferiti ai destinatari sopra indicati in Italia e nell’Unione Europea. In nessun caso i dati personali saranno trasferiti al di fuori dell’Unione Europea.
5. Modalità̀ di trattamento e conservazione dei dati
Il trattamento dei dati personali raccolti è effettuato manualmente e/o attraverso strumenti informatici e telematici, con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque sempre sotto il presidio di misure tecniche e organizzative idonee a garantirne la sicurezza, l’integrità̀ e la riservatezza.
Il sistema di gestione delle segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del decreto.
Il Titolare conserva i dati personali per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
Il conferimento dei dati è obbligatorio poiché, in difetto, la Società sarebbe impossibilitata ad istruire la segnalazione. I dati personali oggetto del trattamento non saranno mai pubblicati, esposti o messi a disposizione/consultazione di soggetti indeterminati. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente, secondo il principio di minimizzazione dei dati ART.5 GDPR
6. Diritti dell’interessato
Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere a Giardini S.p.a.:
- l’accesso: l’interessato può chiedere conferma che sia o meno in essere un trattamento di dati che lo riguardi, oltre a maggiori chiarimenti circa le informazioni di cui alla presente informativa;
- la rettifica: l’interessato può chiedere di rettificare o integrare i dati che ha fornito, qualora inesatti o incompleti;
- la cancellazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle suddette finalità, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero sussista un obbligo legale di cancellazione;
- la limitazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati siano trattati solo ai fini della conservazione, con esclusioni di altri trattamenti, per il periodo necessario alla rettifica dei suoi dati, in caso di trattamento illecito per il quale si oppone alla cancellazione, qualora debba esercitare i suoi diritti in sede giudiziaria e i dati conservati possano essere utili e, infine, in caso di opposizione al trattamento e sia in corso una verifica sulla prevalenza dei motivi legittimi di Giardini S.p.a. rispetto ai suoi;
- l’opposizione: l’interessato può opporsi in qualunque momento al trattamento dei suoi dati, salvo che vi siano motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgano sui suoi, per esempio per l’esercizio o la difesa in sede giudiziaria;
- la portabilità: l’interessato può chiedere di ricevere i suoi dati, o di farli trasmettere ad altro titolare dallo stesso indicato, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre reclamo, qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati, nei confronti dell’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Ai sensi dell’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. (di seguito “Nuovo Codice Privacy”) ed in attuazione dell’articolo 23 del Regolamento, si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte delle persone coinvolte nella segnalazione, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona segnalante.
In particolare, l’esercizio di tali diritti:
▪ sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (D.lgs. 24/2023);
▪ potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità della persona segnalante;
▪ in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la Protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all’articolo 160 del Nuovo Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.